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10 trucos para sacarle el máximo partido a las videoconferencias

Hace aproximadamente un año que convivimos con el coronavirus y algunas cuestiones han cambiado ya para siempre. Entre ellas la forma de relacionarnos. Los minutos de videoconferencia se han multiplicado por 30 desde el arranque de la pandemia y, aunque la enfermedad vaya remitiendo su crudeza, la validez de herramientas como Webex para mantener reuniones ha quedado más que demostrada.

Eso sí, hay que sacarle el máximo partido. Ni hacer demasiadas – se habla ya del estrés que pueden generar- ni demasiadas pocas, y sobre todo, aprovechar las ventajas que esta tecnología nos aporta, distinguiendo de forma clara cuando una videollamada es de ámbito privado y cuándo es de ámbito público.

En estas últimas, tan habituales en nuestros días, hay que recordar que cualquier asistente puede “hacer un pantallazo” y compartirlo en redes sociales o, si es abierta a prensa, en medios de comunicación. Cada vez son más habituales las noticias o comentarios en redes ilustrados con este tipo de imágenes multipantalla, para los que, como haríamos en cualquier evento presencial, conviene cuidar al máximo nuestro aspecto.

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Hablar por videoconferencia es extremadamente sencillo. De ahí su éxito y su rápida absorción por parte de todos los tramos de edad durante la pandemia. Pero sacarle el máximo rendimiento es solo privilegio de los más informados. Os dejamos 10 trucos o consejos para ser parte de ellos.

1.Colocar la cámara a la altura de los ojos

Más alta parece el selfie de una celebrity, más baja produce efecto papada. Lo ideal es buscar una posición a la altura de los ojos para mantener el contacto visual con los otros participantes. Aunque no es un encuentro real ni debemos esperar exactamente lo mismo, la mirada es siempre el primer punto de encuentro por el que se comunican los humanos.

2. Situarse a medio metro de la cámara

Es la distancia ideal. Y la más intuitiva. Si te acercas más se deformará la imagen y si te alejas más puede que no oigas bien, además de transmitir una sensación de dejadez o alejamiento de la reunión.

3. Utilizar luz frontal

Es la que más favorece, iluminando la piel y los rasgos. Hay que huir en cualquier caso de ventanas en la parte posterior, ya que te sitúan a contraluz y hay una merma importante la visibilidad. Tampoco son aconsejables luces a los lados, porque provocan sombras en el rostro, ni luces justo arriba o abajo, que crean un efecto tenebroso.

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4. Cerrar todas las Apps y softwares para mejorar el rendimiento de la sesión

Aunque hoy en día contamos con ordenadores y smartphones muy potentes, una videoconferencia exige muchos recursos, por lo que habría que permitir que toda la capacidad del equipo vaya destinada a la sesión.

Es preferible cerrar todos los programas que tenemos en marcha y guardar todos los documentos antes de conectarse a una llamada. Así evitaremos además distracciones innecesarias o que pueden esperar.

5. Cerrar todas las pestañas

Muchos programas para webinars y videoconferencias permiten compartir tu pantalla. Por ello es una buena idea cerrar todas las pestañas del navegador que no tengan que ver con la celebración de la sesión. Así evitaremos compartir información privada con los asistentes a la reunión virtual.

6. Buscar un fondo nítido, limpio y poco recargado

Los fondos de librería no son la mejor opción. Es fundamental no ofrecer elementos de distracción que pueden desviar la atención de lo más importante: el discurso que tienes que ofrecer.

Colores neutros, o un rincón con un mueble y una planta pueden servir perfectamente. Cualquier cosa antes que un fondo virtual, que suelen generar efectos indeseados de recortes en el pelo y la ropa.

7. Limpiar el objetivo de la cámara

Parece obvio, pero en ocasiones vamos tan deprisa que no prestamos atención a un detalle simple que nos dará excelentes resultados

8. Controlar los gestos y la voz: usar la “posición de poder”

Según Psychology Today, solo el 7% de la comunicación tiene que ver con las palabras que se dicen. El 55% es el lenguaje de nuestro cuerpo. Y el 38% la tonalidad de la voz.

La científica social y profesora de Harvard Amy Cuddy asegura, en una conferencia magistral TED que ha tenido más de 60 millones de visionados, que poner tu cuerpo en una “posición de poder” antes de la reunión ayuda a que tu comunicación sea más efectiva.

La “posición de poder”, dice, es todo lo contrario a encogerse. La idea es hacer estiramientos, ocupar el espacio, sentirte grande. Asumir alguna de las “cinco posiciones de poder” que ella describe ayuda a transmitir después un poder y una confianza palpables.

9. Cuidar el vestuario y el maquillaje

Que estemos en un entorno más relajado no significa que debamos vestir de manera incorrecta. Lo adecuado es vestir de manera similar a un día de trabajo normal pero sin excederse en la formalidad, ya que resulta poco creíble que en casa estemos excesivamente arreglados.

Y lo mismo sucede con el maquillaje: no conviene exagerar. Los profesionales recomiendan usar una base beige natural para unificar la piel, colorete, máscara de pestañas, eye liner, algo de sombra y un labial no demasiado oscuro.

10. Vigilar la puntualidad

La puntualidad adquiere más importancia que nunca. El tiempo sigue siendo precioso para todos, más si cabe que antes de la pandemia. Evita a hacer esperar a los demás y, sobre todo, conéctate un poco antes para comprobar que el wi-fi funciona correctamente o que tu dispositivo tiene la suficiente batería.

Si vas a abandonar la reunión antes de que termine, conviene avisar al inicio de la sesión al conjunto de los asistentes y explicar las razones que te inducen a ello.