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7 claves para afrontar con éxito la nueva oficina digital

El reto para las empresas es sustituir el actual modelo de oficina por otro más flexible y proporcionar una dinámica y lugar de trabajo inspirador.

La digitalización ha cambiado profundamente el modo en el que trabajamos. Desde los horarios y los procesos, hasta el mismo concepto de oficina, que podría dejar de tener sentido en un futuro no muy lejano. Gracias a herramientas como el smartphone, las personas tienen acceso al ciclo de trabajo en cualquier momento del día, lo que hace que se difuminen los horarios, el periodo de vacaciones y hasta el tiempo para asuntos personales, que a veces pueden ahora atenderse en lo que antes era considerado horario laboral.

Las personas se están volviendo más móviles y esperan una mayor flexibilidad en su trabajo, y por lo tanto, demandan algo más a sus empresas. El mundo en el que operan las organizaciones está cambiando, y éstas tendrán que replantearse la naturaleza de su lugar de trabajo para sobrevivir. Será crucial comprender y alinearse con los cambios que se están produciendo. ¿Pero cuáles son los principales desafíos que las organizaciones deben enfrentar? 

3. Diversidad e intercambio

Las empresas planifican encuentros aleatorios entre personas con diferentes competencias para estimular la creación de ideas innovadoras. También puede funcionar entre pequeñas empresas que comparten espacios de co-working.

El entorno de trabajo debe estar diseñado para incentivar las relaciones entre equipos y empleados a un nivel más personal, que resulten gratificante para todos.

4. Personalización

Los nuevos trabajadores desean que su entorno laboral se ajuste a sus necesidades individuales, y las preferencias y experiencias de la esfera privada se apliquen en el entorno laboral

Esta personalización aumenta la eficiencia, la confianza y el bienestar en el trabajo.

5. De la tarea a la misión

Tanto los empleadores como los empleados se centran más en la creación de valor real y en los resultados finales, en lugar de en el dónde, cuándo y con qué métodos se realiza el trabajo. No se miden ya parámetros tradicionales como las horas de trabajo sino la consecución de objetivos.

Esto crea un entorno de trabajo mucho más flexible y rentable, y aumenta la motivación y la sensación de libertad de los empleados.

6. Cultura empresarial 

Tendemos a buscar empresas con una comunidad y una cultura interna con la que identificarnos. Las empresas deben priorizar el fomento de una identidad cultural, ya que se convierte en un motivador clave para el desempeño y la voluntad de permanencia en una compañía.

7. Un trabajo con sentido

Las personas buscan empresas cuyas visiones y propósitos se basen en valores genuinos. Si comparten los mismos valores se convierten en los mejores defensores de la marca y aumenta su nivel de compromiso y eficiencia. 

Un caso de éxito

La consultora HFS Research señala como caso de éxito a la compañía sueca Ericsson, asociada de DigitalES, que ha conseguido desarrollar una estrategia digital para convertirse en una organización de OneOffice y conservar su liderazgo.

Esta estrategia tiene como objetivo centrar el modelo operacional de Ericsson en los datos y en el cliente, aprovechando las nuevas tecnologías como el análisis inteligente y la inteligencia artificial para impulsar aún más los ahorros de coste y seguir siendo competitivos.

La primera y gran pregunta es: ¿tiene sentido una oficina tal y como la conocemos hasta ahora? Probablemente no, en la medida en la que herramientas como Skype, WhatsApp, Trello o Asana facilitan la movilidad hasta límites insospechados hace realmente poco. El reto para las empresas es sustituir el actual modelo de oficina por otro más flexible y proporcionar una dinámica y lugar de trabajo inspirador.

No es solo es cuestión de introducir nuevas herramientas, sino de cambiar la cultura empresarial. Estas son algunas de las claves para afrontar con éxito ese proceso y transformar el lugar de trabajo en una verdadera oficina digital.

1. Flexibilidad bidireccional

Las empresas deben respetar los límites entre la vida laboral y la vida privada. Si se consigue, los horarios flexibles y la libertad en el trabajo tendrán un impacto positivo en la eficiencia de los empleados, el cumplimiento de objetivos y la salud general.

2. Mentalidad del emprendimiento

Existe una cultura de trabajo emergente caracterizada por una mentalidad de emprendimiento más allá de las tareas de trabajo predefinidas. Los trabajadores asumen una mayor responsabilidad individual para resolver problemas y lograr metas.

Estos entornos de trabajo son más estimulantes y gratificantes para las personas emprendedoras, pero para crear este tipo de cultura la empresa debe renunciar a parte de sus medidas de control. El reto está en lograrlo sin descuidar por ello una armonización de objetivos para que los empleados no pierdan nunca de vista el objetivo común.